Quais são as etapas da homologação de fornecedores?

Conheça as etapas essenciais da homologação de fornecedores. Garanta parcerias confiáveis e qualidade em sua cadeia de suprimentos.

Nas operações de uma empresa, é comum a etapa de homologação de fornecedores, porém, nem todos os gestores têm o conhecimento necessário para esse processo. Nesse sentido, confira a seguir quais são as etapas de uma homologação de fornecedores.

Inicialmente, é importante ressaltar que a homologação de fornecedores tem como intuito garantir a conformidade e competências dos parceiros de um negócio. Na maioria das vezes, os fornecedores são uma peça fundamental para fornecer matéria-prima, repor o estoque e prestar serviços terceirizados.

Por esse motivo, é fundamental saber como proceder a homologação de fornecedores para a sua empresa.

Como funciona a homologação de fornecedores na prática?

O processo de homologação de fornecedores envolve diversas etapas que merecem a sua atenção mais cautelosa possível. Sendo assim, as principais etapas são de qualificação, certificação e validação.

Por isso, quando temos todas essas etapas juntas, é possível classificar a empresa em específico como apta para ser uma fornecedora. Logo, somente após esse processo uma empresa pode ser contratada na qualidade de fornecedora.

Nesse sentido, é essencial destacar que a homologação exige um processo de união da qualidade dos fornecedores. Desse modo, a intenção dessas etapas é reduzir os riscos em um possível contrato no futuro. Isso evita que haja um impacto negativo na logística, legitimidade e produção de uma empresa.

Passo a passo do processo de homologação de fornecedores

A fim de entender melhor como funciona o processo de homologação dos fornecedores, confira a seguir o passo a passo dessas etapas.

Segmentação de uma gestão de risco

O primeiro passo do processo de homologação dos fornecedores é segmentar uma gestão de risco. Até porque, na cadeia de suprimentos do negócio, encontramos algumas divisões internas.

Por isso, cada área sabe quais os riscos de uma relação com os fornecedores, bem como a probabilidade de ter uma ameaça real à cadeia de suprimentos e à gravidade do impacto sofrido pelo contratante.

Ao ter esses fatores em mente, é possível prosseguir uma homologação segura e eficiente. Nesse momento, é possível analisar o tipo de mão de obra usada pelo fornecedor e quais os impostos recolhidos pela empresa.

Áreas da segmentação de gestão de risco

Na segmentação das principais áreas da gestão de risco, encontramos:

• Área fiscal: com o intuito de regularizar o fornecedor, pesquisando o CNPJ ativo, alvará de funcionamento, inscrição municipal ou estadual e demais documentos;
• Situação tributária atual: isto é, se a empresa está em dias com o recolhimento de tributos e se possui dívidas em aberto;
• Ramo trabalhista: se os funcionários contratados possuem sua situação conforme o disposto na legislação vigente;
• Obrigações com base nas atuações individuais: o devido registro de profissionais em suas classes, como a OAB para advogados e CREA para engenheiros, por exemplo;
• Segurança e saúde no ambiente de trabalho: verificar se a empresa possui programas voltados à prevenção de riscos;
• Responsabilidade social: programas sociais e projetos destinados à proteção ambiental; e
• Reputação da empresa: avaliar se existe algum tipo de polêmica envolvendo corrupção ou lavagem de dinheiro, por exemplo.

Qualificação dos fornecedores

A outra etapa do processo de homologação é a qualificação dos fornecedores. Destaca-se, neste momento, que essa etapa depende da anterior, uma vez que precisa dos documentos e informações levantadas.

É interessante ressaltar que o ponto crítico desta etapa é tornar o processo mais eficiente e ágil, com base na avaliação dos critérios e riscos presentes. Nesse momento, é necessário avaliar alguns pontos essenciais, tais como:

• Abertura da empresa para negócios
• De que forma a empresa cumpre com os seus acordos
• O oferecimento de algum suporte técnico
• Conformidade dos documentos
• Manutenção dos certificados
• Apresentar um preço justo
• Boa margem de lucro
• Ter capacidade para atender à demanda
• Comunicação transparente com os contratantes
• Manter o padrão de qualidade dos serviços
• Pontualidade nas entregas

Homologação do processo

Por fim, a etapa final desse processo é a homologação em si, momento em que é possível obter uma lista com os possíveis fornecedores. Essas empresas, por sua vez, estão aptas a se tornarem seus parceiros comerciais.

Com todo o processo em conformidade com o esperado e a documentação necessária em mãos, é possível prosseguir com a negociação. Ademais, é de suma importância monitorar todos os fornecedores que são homologados a fim de garantir a renovação documental quando necessário.

Principais erros cometidos na homologação de fornecedores

O processo de homologação de fornecedores, como você pôde perceber, pode ser muito complexo, e por isso alguns erros são muito frequentes. Citaremos alguns a seguir para que você evite cometê-los.

1. Não respeitar a legislação: é preciso seguir com as etapas da homologação de fornecedores sempre observando a legislação vigente para evitar surpresas negativas após a contratação de uma empresa;
2. Excesso de etapas: embora esse seja um processo muito importante e cauteloso, é justamente por isso que você deve exigir apenas o necessário, de forma a evitar o desperdício de tempo de todos;
3. Pedir mais documentos que o necessário: atenha-se aos documentos que são de fato necessários para a homologação, para não perder tempo e adiantar esse processo; e
4. Não dar a devida atenção ao monitoramento e manutenção: uma gestão eficiente de fornecedores deve priorizar a manutenção e monitoramento dos homologados. Assim, é preciso acompanhar as validades dos documentos e solicitar os registros atualizados.

Nesse sentido, vemos que esses são os erros mais comuns no gerenciamento de uma empresa no quesito de fornecedores. Por isso, é de suma importância otimizar a matriz de riscos e otimizar os processos logísticos.

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