Desafios do processo de compras de mercadoria

O processo de compras de mercadoria em uma empresa pode envolver alguns desafios que precisam ser combatidos, e é sobre isso que falaremos hoje.

Alguns exemplos são matéria-prima sem qualidade, falta ou excesso de estoque e perda de orçamento. Nesse sentido, você, como gestor de uma empresa precisa estar atento a esse tipo de ocorrência. Isso porque o processo de compras deve ocorrer de maneira assertiva e estratégica, a fim de evitar erros como gastos desnecessários. Além disso, com um processo de compras adequado, você consegue manter o negócio competitivo no segmento que está inserido.

Principais responsabilidades em um processo de compras

Em um processo de compras, é preciso levar em consideração algumas responsabilidades desse momento, tais como:
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• Planejamento das compras, incluindo detalhes como quantidade, qualidade, local de entrega e tempo;
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• Eleger os fornecedores que melhor executem ou vendam serviços/produtos;
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• Negociar com os fornecedores as condições de compras;
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• Emitir pedidos;
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• Registro das cotações e negociações;
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• Organização do destino de cada mercadoria;
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• Realizar o cálculo das despesas após a estocagem;
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• Calcular as despesas de depreciação dos produtos;
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• Identificar formas de manter o fluxo contínuo das mercadorias; e
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• Criar um checklist para as compras.

Processo de compras na prática

No geral, a depender do porte da empresa, o processo de compra pode ser realizado junto à gestão de compras em um setor específico para esse serviço. Assim, esse processo não inicia no pedido de aquisição, e sim na demanda que os clientes apresentam, isto é, a necessidade para comprar algum item.

Por isso, a demanda é o gatilho para o início do processo de compra. Logo em seguida, esse processo continua com a realização de uma cotação envolvendo todos os possíveis fornecedores para a sua empresa, levando em consideração a qualidade, prazo e preço.

Com essas informações em mãos, o setor de compras pode ou não negociar com os fornecedores (o comum é que ocorra essa prática). Após isso, o último passo e que finaliza todo o processo de compra é a etapa de emissão do pedido e recebimento do produto.

Como realizar um processo de compras eficiente?

Existem algumas maneiras de realizar um processo de compras eficiente, porém, a premissa é de que deve haver o equilíbrio envolvendo os clientes, fornecedores, custos e qualidade. Assim, você pode investir em algumas práticas para proporcionar uma melhor organização neste momento.
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1. Alinhe a demanda dos seus clientes com as compras da empresa para que o consumidor se sinta satisfeito com os seus produtos ou serviços;
2. Lembre-se de manter o monitoramento das atividades e produtos da empresa, acompanhando a execução das tarefas e se está em conformidade com o esperado;
3. Garanta que todos os produtos necessários estejam disponíveis e evite o desperdício de materiais;
4. Faça uma comparação entre os preços e negocie, se necessário, para diminuir os custos atuais e otimizar as compras; e
5. Mantenha uma boa relação com os fornecedores, para conquistar preços atrativos e entregas dentro do prazo.

Etapas de um processo de compra

Como foi dito acima, um processo de compra não leva em consideração somente a compra em si. Por essa razão, é de suma importância entender todas as etapas desse processo.

Solicitar a compra

A primeira etapa do processo de compra é solicitar, de fato, esse pedido – que seria uma notificação formal. Essa solicitação pode ser feita pela área de Produção ou de Almoxarifado. No geral, o momento ideal para esse pedido é quando o nível de estoque está próximo ao mínimo de estoque.

Pedido de compra

Após a solicitação, o pedido é realizado a um fornecedor, com a especificação da quantidade e dos materiais, incluindo uma possível negociação dos prazos e valores. O ideal é que esse fornecedor já seja de confiança da empresa, pois você pode usufruir de melhores condições na hora da compra.

Inspeção de recebimento

Ainda no processo de compra, deve ser feita uma inspeção de recebimento, com a contagem de materiais, comparação do que foi recebido e a solicitação e demais detalhes. É neste momento que a sua empresa pode conferir se está tudo certo ou se é preciso pedir a troca de algum item ao fornecedor.

Aprovar a nota fiscal

Analisando o pedido recebido e estando tudo em conformidade com o solicitado, a nota fiscal pode ser aprovada. Caso contrário, isso gerará uma nota de devolução com a indicação dos produtos que serão devolvidos.

Pagamento do pedido

Por fim, a última etapa é o pagamento do pedido, que põe fim a esse processo de compra.

Quais os principais desafios enfrentados no processo de compra?

Ao longo do processo de compra, é comum se deparar com alguns desafios, sendo os principais deles:

1. Acompanhar o fluxo de consumo, isto é, a movimentação das mercadorias. Com isso, a empresa está sujeita a perdas e extravios, resultando em um gasto desnecessário;
2. Realizar compras em excesso, aumentando os custos operacionais de uma empresa e comprometendo o capital de giro sem necessidade;
3. Diminuir o índice de atendimentos e causas rupturas de estoque;
4. Classificar e controlar o estoque, já que muitas empresas não se preocupam com a manutenção desse controle e não conseguem administrar de forma correta esse espaço;
5. Manter uma boa relação com os fornecedores, pois muitos gestores veem esses prestadores de serviço como uma peça descartável, quando, na verdade, eles podem te auxiliar em imprevistos;
6. Possuir uma atuação estratégica, e para isso é necessário ter a presença ativa dos empresários nas decisões do negócio; e
7. Tentar diminuir os custos operacionais.

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