Como organizar o ciclo de pedidos

A logística é primordial nas empresas que desejam se manter competitivas no mercado, em especial ao organizar o ciclo de pedidos. Saiba como fazer isso!

Para se destacar no seu segmento de atuação, seja ele qual for, é necessário prezar pela qualidade dos serviços e produtos comercializados. E isso tem um peso enorme do ponto de vista dos clientes, uma vez que eles só veem a parte externa da sua logística: o atendimento e a entrega, basicamente.

No que se refere à entrega, uma forma de melhorar esse serviço é organizar o ciclo de pedidos de modo a otimizá-lo, diminuindo o tempo que o consumidor vai esperar até ter em mãos o produto solicitado.

Essa é uma maneira de garantir a satisfação do cliente e aumentar o seu lucro. Saiba como fazer isso!

O que é organizar o ciclo de pedidos?

De forma resumida, o ciclo do pedido de uma empresa é o conjunto de todas as práticas necessárias para que um produto saia da empresa e chegue ao cliente com segurança, sem avarias e dentro do prazo previsto.

No entanto, para organizar o ciclo de pedidos, você precisa levar em consideração o tempo que a sua equipe precisa para a realização de todas as etapas definidas. Nesse planejamento, o intuito é diminuir e acompanhar o tempo de ciclo do pedido, conhecido como Order Cycle Time (OCT).

O OCT hoje é considerado como um dos mais conhecidos e relevantes indicadores de logística, uma vez que mede todo o processo interno de uma empresa. Nessa análise, você tem noção do tempo de experiência de compra do cliente.

Ou seja, isso te dá um bom direcionamento para decidir o que otimizar dentro do ciclo de pedidos.

É importante avaliar o OCT antes de organizar o ciclo de pedidos?

Um ciclo de pedidos envolve diversas atividades e recursos (como humanos e físicos), impactando de forma direta a rentabilidade do seu negócio. Em caso de alguma falha no processo logístico, provavelmente você sofrerá com desperdícios de insumos e prejuízos financeiros.

Não basta entregar um produto ao cliente, você precisa além: deve ser ágil e fazer isso com qualidade. Caso um pedido demore muito para ser concluído, levando em consideração a data do pedido até a entrega, isso diminui as chances de satisfação do cliente.

É neste momento que surge o OCT para organizar o ciclo de pedidos, tendo em vista que ele avalia o tempo necessário para concluir a solicitação de um cliente. Dessa maneira, é fundamental ter como base o OCT para avaliar todos os pontos que precisam ser otimizados.

Por exemplo, você pode adiantar a aprovação de pagamento, adotar mais de um serviço de entrega ou adotar campanhas de fretes com condições especiais (como o frete grátis).

Por que medir o OCT?

É importante medir o tempo de ciclo do pedido, ou o OCT, por ter uma ligação direta com a satisfação dos clientes – que estão cada vez mais exigentes quanto à sua experiência de compra.

Essa é uma maneira de verificar a viabilidade de campanhas como a entrega expressa. Que o cliente vai gostar disso não há dúvidas, mas você precisa conferir se a sua empresa tem estrutura para esse tipo de estratégia.

Além disso, o OCT é um indicador que otimiza todo o processamento de pedidos, encontrando a causa dos atrasos, falhas, desperdícios e execuções incorretas (isso pode acontecer nas etapas de fornecimento, produtivas e de transporte).

Passo a passo para organizar o ciclo de pedidos

A fim de organizar o ciclo de pedidos da melhor, você pode seguir um passo a passo enxuto com as principais atividades que devem estar presentes nesse processamento. Confira algumas etapas que contribuem para o êxito do seu processo de pedidos.

• Entrada dos pedidos: é aqui que os pedidos são emitidos, há um protocolo formal no seu setor comercial e logístico sobre a entrada do pedido (e essa é a importância de uma logística integrada) e os dados são enviados para a próxima etapa.
• Liberação: na liberação, os dados cadastrais são averiguados, a política comercial da empresa é verificada e há uma análise de crédito. Antes da etapa seguinte, o setor logístico confere a disponibilidade das operações.
• Disponibilidade: o cliente tem a resposta sobre a disponibilidade ou não do produto que solicitou e recebe uma estimativa de entrega.
• Transporte: a empresa decide como vai compor as cargas, roteiriza as entregas e agenda os prazos junto à transportadora.
• Expedição de pedidos: os documentos (como nota fiscal) são emitidos e colados na mercadoria.
• Coleta de entregas: a transportadora coleta o pedido, e a empresa oferece ao cliente a opção de monitoramento e rastreamento do produto. Por fim, o pedido é fechado.

O intuito é que todas essas etapas sejam ágeis, confiáveis e visíveis. Sem isso, o cliente dificilmente retornará ao seu negócio.

A tecnologia será a sua aliada para organizar o ciclo de pedidos

Para organizar o ciclo de pedidos da sua empresa, você precisa ter como principal aliada a tecnologia. Hoje contamos com diversos softwares à nossa disposição para gerir melhor um negócio, e um exemplo disso é a Platinum Log.

Esta plataforma de gestão permite que você tenha o controle de todas as atividades executadas na sua empresa, resultando em uma logística fluida e com muitos benefícios para o cliente. 

A Platinum Log oferece uma logística integrada para o seu negócio, sendo uma solução completa para acompanhar processos e entregas, recebimento dos produtos e entrega ao cliente final. para que isso seja possível, você não se preocupa com armazenagem, estoque, picking e packing, além de ter à disposição os principais indicadores de desempenho.

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