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Para que haja uma ótima gestão é imprescindível que sua equipe seja munida de informações precisas e as use para controlar custos e processos. Entre essas opções, destacam-se os que estão relacionados ao controle de custos e gestão devido à sua grande importância.
É um fato que, sobretudo hoje, é impossível entender completamente sua situação financeira sem uma análise precisa dos custos e despesas de um negócio, pois qualquer falha nisso pode causar diversos prejuízos e dificultar a tomada de decisão.
Para evitar que sua empresa passe por esse problema, preparamos este conteúdo com orientações relevantes. Continue lendo e descubra como fazer o controle de custos e gerenciar com eficiência.
Embora muitas pessoas pensem que os custos e despesas de uma empresa se enquadram na mesma categoria, a verdade é que essas palavras têm significados diferentes, e conhecê-las é essencial para medir seu impacto e resultados.
Custo nada mais é do que o capital necessário para uma empresa produzir algo ou prestar determinado serviço. Como exemplo, podemos citar a utilização de recursos para a compra de insumos ou a alocação de capital para pagamento de contas de água e luz.
As despesas, por sua vez, são as despesas básicas para a operação administrativa do negócio. Entre eles podemos citar os salários dos funcionários e recursos de marketing e publicidade.
Para que o controle de custos e gestão sejam feitos com eficiência, eles devem ser separados das despesas. Com isso, fica mais fácil avaliar se a alocação de capital em cada uma das áreas deu os resultados esperados.
É impossível fazer um controle de custos que não é conhecido. Portanto, para que o controle e a gestão de custos sejam eficazes, é imprescindível a adoção de um mapeamento de custos com a finalidade de identificá-los e compreendê-los. A partir desta atividade, é possível definir oportunidades de redução e até de eliminação de custos.
À primeira vista, essa tarefa parece simples, mas a identificação precisa dos custos da empresa demanda tempo e mão de obra. É preciso considerar que grande parte das despesas tende a ser ocultada ou diluída entre os diversos usos do capital.
Ter as transações financeiras da empresa bem organizadas facilita o processo. Além disso, contar com profissionais e empresas especializadas pode ser uma boa opção.
Independentemente da atividade desempenhada, o melhor método para ter um negócio de sucesso é desenvolver um bom planejamento. Essa lógica também se aplica ao controle de custos.
Com o mapeamento de gastos feito, o gestor tem a possibilidade de avaliar as informações obtidas e, por meio delas, planejar uma utilização mais eficiente dos recursos financeiros e materiais, a fim de reduzir custos e otimizar os processos da empresa.
Embora um registro preciso de todos os gastos da empresa seja essencial para que ela seja bem gerenciada, fazê-lo manualmente com planilhas, por exemplo, não é uma boa opção, pois demanda muito tempo e desvia um funcionário, ou até mesmo uma equipe, a partir de sua atividade-alvo, o que representa uma redução na produtividade.
Além disso, ao incluir manualmente as informações no prontuário, por mais cuidadoso e atento que o profissional possa ser, está sujeito a erros, o que reduz significativamente a confiabilidade da operação.
Diante dessa situação, utilizar a tecnologia é a opção mais segura e econômica. Um sistema especializado tem a prerrogativa de registrar, em tempo real, todas as informações referentes aos custos da empresa e apresentá-las de forma intuitiva à equipe.
É importante considerar que um bom software de gestão também tem a capacidade de ampliar a integração entre as diversas áreas da empresa e melhorar o controle de setores vitais, como o estoque.
Por serem os colaboradores que realizam as atividades produtivas da empresa ou a prestação de serviços, eles podem prestar uma valiosa assistência, pois conhecem com mais detalhes as operações.
É provável que saibam, por exemplo, onde ocorrem os desperdícios e o uso ineficiente dos insumos da empresa. Aproveitar esse conhecimento é uma forma eficaz de adotar uma política mais inteligente de uso de recursos.
Para ter acesso a essa fonte de informação, a gestão deve criar canais de comunicação com seus colaboradores e levar a sério suas sugestões. Outra atitude que tende a reduzir as perdas é a adoção de campanhas de conscientização. Com eles, a empresa pode orientar sobre a importância de tratar com responsabilidade seus insumos e recursos.
No entanto, por mais qualificada que seja a equipe de gestão, lidar com o controle de custos e gerenciar corretamente as demais áreas da empresa tende a ser uma tarefa difícil, pois, como o número de informações é muito grande, lidar com elas leva tempo.
Diante desse problema, contar com o apoio de consultores na redução de custos pode ser uma boa opção. Formada por profissionais experientes e preparados para apontar os pontos mais importantes para o controle de custos, esse tipo de empresa também pode prestar outros serviços úteis, como a negociação com fornecedores.
Ao ter um consultor, a equipa de gestão pode dedicar-se de forma mais plena a outras tarefas e ao mesmo tempo ter acesso a um serviço de última geração, o que torna esta opção muito vantajosa.
Em um mercado cada vez mais concorrido, um controle efetivo de custos e despesas pode se tornar uma importante vantagem competitiva na acirrada concorrência entre as empresas. Ao melhorar a gestão de custos, o gestor pode reduzi-los e disponibilizar um produto ou serviço mais barato para atingir mais clientes ou aumentar a lucratividade do negócio.
Levando em consideração essas informações, fica mais fácil entender por que o controle de custos é tão importante para o sucesso e sobrevivência das empresas. Embora esse gerenciamento seja vital, adotá-lo pode ser difícil, principalmente se todo o processo de registro de dados for feito manualmente. Por esta razão, a utilização de um sistema especializado é essencial.
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